E irsaliye, sevk süreçlerinde dijitalleşmenin önünü açan ve mevzuata tam uyum sağlayan bir uygulamadır. Bu sistem sayesinde maliyetleri düşürürken iş süreçlerini hızlandırmak mümkün hale gelir.

Klasik sevk irsaliyesinin elektronik ortama taşınmış versiyonu olan e-irsaliye operasyonel süreçleri büyük ölçüde kolaylaştırır. Özellikle e-fatura kullanıcılarının da dahil olduğu bu sistem sevkiyatlarda hız, doğruluk ve şeffaflık sağlar.

Dijital Evrakların Yeni Standardı E-İrsaliye Nedir?

E-irsaliye, malın bir noktadan başka bir noktaya taşınması sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen bu sistem, sevk irsaliyesinin dijital versiyonudur ve yalnızca belgeyi oluşturan tarafı değil, alıcıyı ve taşıyıcıyı da kapsar.

Uygulama sayesinde taraflar belgeye anlık olarak ulaşabilir, düzenlenen irsaliye üzerinde kontroller gerçekleştirebilir ve dijital ortamda cevap verebilir. Fiziksel belgelere olan ihtiyaç ortadan kalktığı için hem maliyetler düşer hem de süreçler hızlanır. Arşivleme, denetim ve raporlama gibi işlemler çok daha kolay hale gelir.

5 Kolay Adımda E-İrsaliye Nasıl Kesilir?

E-irsaliye kesmek, doğru yazılım ve adım adım ilerleme ile oldukça pratiktir. Aşağıdaki adımları takip ederek süreci kolayca yönetebilirsiniz:

E-irsaliye kesmek için öncelikle GİB portalına giriş yapmanız ya da özel bir entegratör firmayla çalışmanız gerekir.

Sistem üzerinden gönderici ve alıcı bilgileri eksiksiz şekilde girilir.

Taşınacak malzeme bilgileri ve miktarları için veri girişi yapılır.

Taşıma aracına ve sürücüye ait detaylar eklenir.

Belge, elektronik imza ya da mali mühür ile onaylanır ve karşı tarafa iletilir.

Bu işlemler elle yapılabileceği gibi, ERP veya muhasebe programlarıyla entegre çalışan otomasyon sistemleriyle de yürütülebilir. Böylece tekrar eden işlemler için zaman kaybı yaşanmaz. Sürekli belge kesiyorsanız, manuel işlem yerine bir entegrasyon çözümü tercih ederek hız kazanabilirsiniz. Orka’nın sunduğu dijital çözümler ile bu süreçleri uçtan uca otomatize edebilirsiniz.

E-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur? GİB Düzenlemeleri Ne Diyor?

Gelir İdaresi Başkanlığı, her yıl yayımladığı tebliğlerle e irsaliye kullanımını bazı işletmeler için zorunlu hale getirir. Aşağıdaki kriterlere sahip işletmeler bu kapsamdadır:

Yıllık cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan firmalar,

E-fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler,

Yaş sebze-meyve ticaretiyle uğraşan komisyoncu ve tüccarlar,

Gübre, maden, akaryakıt ve kimyasal madde taşıyan işletmeler,

GİB tarafından belirlenen sektörel kriterlere uyan diğer firmalar.

Bu şartlardan herhangi birini sağlayan mükellefler, e-irsaliye uygulamasına geçmekle yükümlüdür. Ancak mevzuat dışında kalan firmalar da gönüllü olarak sisteme dahil olabilir. Bu sayede iş süreçlerini dijitalleştirerek birçok avantajdan yararlanabilirler.

Adım Adım E-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-irsaliye başvurusunun nasıl yapılacağı sisteme ilk defa geçiş yapacak firmalar için oldukça önemlidir. Öncelikle e-fatura sistemine dahil olmak gerekir, çünkü e-irsaliye uygulaması bununla entegre şekilde çalışır. Eğer e-fatura mükellefi değilseniz, başvuru sürecine oradan başlamanız gerekir.

E-irsaliye için GİB'in e-belge başvuru portalı kullanılır. Başvuru sırasında mali mühür temin edilmesi zorunludur. Bu mühür, belgelerin doğruluğunu ve yasal geçerliliğini sağlamada kilit rol oynar. Başvuru onaylandıktan sonra test ortamına giriş yapılır ve GİB’in belirlediği kriterlere uygun şekilde işlem yapılması gerekir. Sürecin sonunda üretim ortamına geçilerek e-irsaliye düzenlemeye başlanabilir.

E-İrsaliye Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

E-irsaliye sistemi işletmelere önemli avantajlar sağlar. Bunlardan bazıları şu şekildedir:

Zamandan tasarruf ettirir. Belgelerin manuel hazırlanması, yazdırılması ve fiziki olarak gönderilmesi gibi işlemler ortadan kalkar.

Maliyet avantajı sağlanmasına yardımcı olur. Kağıt, mürekkep, arşivleme ve kargo gibi kalemlerde ciddi tasarruf edilir.

Sürdürülebilirlik açısından çevre dostu bir sistem olduğu için kağıt tüketimini azaltır, kurum imajına katkıda bulunur.

Belgelerin dijital ortamda saklanması hem yer hem de kaynak israfını önler.

Dijital belgeler her an erişilebilir olduğundan işlem takibini daha kolay yapılabilir.